Süni İntellektSatış və Marketinq TəlimiSatış Enablement

Təklif üçün sorğu (RFP) nədir? Mənfi tərəflər, ən yaxşı təcrübələr və texnologiya

Təklif Sorğusu (RFP) konkret layihə, məhsul və ya xidmət üçün potensial satıcılardan və ya xidmət təminatçılarından təkliflər almaq üçün təşkilatlar tərəfindən istifadə edilən rəsmi sənəddir. RFP prosesi təşkilatlara qərar qəbul etməzdən əvvəl müxtəlif satıcılar tərəfindən təklif olunan müxtəlif həlləri, qiymətləri və təcrübələri müqayisə etməyə imkan verir. RFP-lər adətən mürəkkəb layihələr üçün və ya təşkilat xüsusi həll tələb etdikdə istifadə olunur.

Təklif təklifləri təchizatçıların və ya xidmət təminatçılarının seçilməsi üçün strukturlaşdırılmış və şəffaf prosesi təmin etməklə işgüzar münasibətlərdə uğursuzluq riskini minimuma endirməyə kömək edə bilər. Bununla belə, RFP-lər riskləri azaltmağa kömək edə bilsə də, uğurun təminatı deyil. RFP-lərin işgüzar münasibətlərdə riskləri azaltmağa kömək edən bəzi yolları bunlardır:

  1. Aydın şəkildə müəyyən edilmiş məqsədlər və əhatə dairəsi: Təklif təklifləri təşkilatlardan layihə məqsədlərini, gözləntilərini və tələblərini təsvir etməyi tələb edir ki, bu da satıcıların onlardan nə gözlənildiyini aydın başa düşməsinə kömək edir. Bu aydınlıq münasibətlərdəki uğursuzluqların ümumi səbəbləri olan anlaşılmazlıqları və yanlış gözləntiləri minimuma endirə bilər.
  2. Hərtərəfli qiymətləndirmə prosesi: RFP-lər təşkilatlara texniki ekspertiza, təcrübə, xərc və keçmiş performans kimi əvvəlcədən müəyyən edilmiş meyarlar əsasında çoxsaylı təchizatçıları qiymətləndirmək imkanı verir. Bu hərtərəfli qiymətləndirmə prosesi layihə üçün ən uyğun satıcını müəyyən etməyə kömək edə bilər, satıcının səriştəsizliyi və ya uyğunsuzluğundan yaranan problemlərin yaranma ehtimalını azaldır.
  3. Rəqabətin təşviqi: Təklif təklifləri satıcıları rəqabətədavamlı təkliflər təqdim etməyə həvəsləndirir ki, bu da daha yaxşı qiymətlərə, xidmətlərə və innovativ həllərə gətirib çıxara bilər. RFP prosesinin rəqabətli xarakteri təşkilatların investisiyaları üçün mümkün olan ən yaxşı dəyəri almasını təmin etməyə kömək edə bilər.
  4. Şəffaflıq və ədalətlilik: Yaxşı strukturlaşdırılmış RFP prosesi satıcı seçimi prosesində şəffaflığı və ədaləti təşviq edir. Əvvəlcədən müəyyən edilmiş qiymətləndirmə meyarlarından istifadə etməklə təşkilatlar qərəzli qərarların verilməsi ehtimalını azalda bilər ki, bu da münasibətlərin pozulmasına səbəb ola bilər.
  5. Ünsiyyət imkanı: Təklif təklifləri tez-tez satıcılara suallar verməyə və əlavə məlumat axtarmağa imkan verən aydınlaşdırma mərhələsini əhatə edir. Bu ünsiyyət hər iki tərəfin layihə tələblərini başa düşməsinə kömək edir, yanlış ünsiyyət və anlaşılmazlıq riskini azaldır.

Təklif təklifləri işgüzar münasibətlərdə riskləri minimuma endirməyə kömək edə bilsə də, uğurlu əlaqənin davamlı ünsiyyət, əməkdaşlıq və uyğunlaşma kimi amillərdən də asılı olduğunu xatırlamaq vacibdir. Təklif təklifləri təşkilatlara uyğun satıcı seçməkdə kömək etmək üçün sadəcə bir vasitədir, lakin güclü iş əlaqəsini saxlamaq hər iki tərəfdən davamlı səy tələb edir.

RFP-lərin mənfi tərəfləri

dürüst olacam. RFP-lərə cavab verməyən bir xidmət təminatçısı kimi mən başa düşürəm ki, firmam bəzi çox böyük müqavilələri əldən verir. Bununla belə, bunun əksi də doğrudur... biz heç vaxt investisiyanın qaytarılmasını görməmişik (ROI) RFP cavablarına investisiya qoyuluşu haqqında. Adətən tapdığımız budur:

  • Korrupsiya – Əksər dövlət qurumları və hətta böyük korporasiyalar RFP cavabını tələb etdiyini gördükləri halda, bunu öz arxalarını örtmək üçün rəsmiyyət kimi edirlər. Onların artıq bir əlaqəsi və ya işləmək istədikləri hədəf satıcısı var. Belə ki, onlar komitəyə təqdim olunduqda onların RFP-də qalib gəlməsini təmin etmək üçün həmin satıcıya daxili məlumat verirlər. Təqdimatı başa çatdırmaq üçün işləyən hər bir digər şirkət sadəcə vaxtlarını itirir... lakin bunun fərqində belə deyil.
  • Dəyəri – Layihənin dəyəri milyonlarla ölçülə bilsə də, RFP-də düşünülmüş, ətraflı cavab vermək üçün yüzlərlə saat vaxtımız tələb olunur. Kiçik bir firma olaraq, bizim əlimizdə o vaxt yoxdur. Bir neçə il əvvəl mən hökumətlə işləyən sürətlə böyüməyə malik olan bir təşkilatla işlədim... və onun RFP-lərə cavab vermək təcrübəsi olan işçi heyətində RFP yazıçılarından ibarət bütöv bir komanda var idi.
  • Saxtalaşdırma - İllər əvvəl İndiana ştatı üçün veb dizayn və inkişaf layihəsi üçün RFP təqdim etməyə getdim. Bir neçə veterana məxsus agentlikdən biri kimi mən düşündüm ki, bizim müqaviləni əldə etmək üçün inanılmaz dərəcədə güclü şansımız var, çünki tələb olunan işdə uğur əldə etmişik. Uduzduğumuzu biləndən sonra bəzi araşdırmalar apardım və RFP-ni qazanan şirkətin heç bir təcrübəsi olmadığını gördüm. Bununla belə, onların dövlətlə mövcud əlaqələri var idi və RFP gördüyümüz işə genişlənmələri üçün pul axını təmin etdi. Sadə və sadə… onlar RFP qazanmaq üçün yalan danışdılar və sonra işi görmək üçün lazım olan komandanı qurmaq fürsətindən istifadə etdilər.

Bütün bunların nəticəsində biz RFP təqdim etməkdən vaz keçdik və bunun əvəzinə təkbətək danışıqlar vasitəsilə perspektivlərimizlə işlədik. ƏKİN onların xüsusi məqsədləri üçün fərdi təklif yaratmaq üçün əməkdaşlıq etdiyimiz proses. RFP etmək çox vaxt apardı... və nəticələr dəhşətli idi.

Bu, sadəcə mənim fikrimdir, lakin mən daha çox inanıram ki, RFP-ləri qazanan şirkətlər işi yerinə yetirmək üçün həqiqi istedad və təcrübədən daha çox böyük RFP müəllifləri və cavablarına malikdirlər. Və bu, onlara güvənən dövlət qurumları və korporasiyalar üçün dəhşətlidir.

Təklif təklifləri üçün ən yaxşı təcrübələr

Əgər təşkilatınız üçün RFP prosesi yaratmaq istəyirsinizsə, burada bəzi ən yaxşı təcrübələr var:

  1. Məqsədlərinizi müəyyənləşdirin: Layihənin məqsədlərini, həll etməyə çalışdığınız problemi və son nəticə ilə bağlı gözləntilərinizi aydın şəkildə təsvir edin. Bu, potensial satıcılara tələblərinizi başa düşməyə və uyğun bir həll təklif etməyə kömək edəcək.
  2. Fon məlumatı təqdim edin: Təşkilatınız, sənayeniz və hər hansı digər müvafiq kontekst haqqında ümumi məlumat təqdim edin. Bu, satıcılara öz təkliflərini sizin xüsusi ehtiyaclarınıza uyğunlaşdırmağa kömək edə bilər.
  3. Ətraflı və konkret olun: Layihənin nəticələri, vaxt qrafikləri və hər hansı texniki tələblər daxil olmaqla işin həcmini aydın şəkildə təsvir edin. Bu, satıcılara öz imkanlarını dəqiq qiymətləndirməyə və daha dəqiq qiymətləndirmə təqdim etməyə imkan verir.
  4. Qiymətləndirmə meyarlarını müəyyənləşdirin: Qiymət, təcrübə, texniki imkanlar və keçmiş performans kimi təklifləri qiymətləndirmək üçün istifadə edəcəyiniz meyarları müəyyənləşdirin. Bu, şəffaf və ədalətli seçim prosesini təmin edir.
  5. Real son tarix təyin edin: Satıcılara hərtərəfli təklif hazırlamaq üçün kifayət qədər vaxt verin. Tələsik RFP-lər aşağı cavablara səbəb ola bilər və təşkilatınız üçün ən yaxşı həll yolu ilə nəticələnə bilməz.
  6. Sualları və ünsiyyəti təşviq edin: Sualların təqdim edilməsi və ya aydınlıq gətirilməsi üçün aydın təlimatlar verin. Bu, satıcılara tələblərinizi daha yaxşı başa düşməyə və daha dəqiq təkliflər təqdim etməyə kömək edə bilər.
  7. Peşəkar olun: Aydın, lakonik dildən istifadə edin və RFP boyunca peşəkar tonunu qoruyun. Bu, təşkilatınızın peşəkarlığını nümayiş etdirir və bütün proses üçün ton təyin edir.

Düzgün namizədi müəyyən etmək üçün onların təqdim etdiyi məlumatların təsdiqi vacibdir. Aydınlaşdırma mərhələsində onlar sizin həqiqiliyini yoxlaya biləcəyiniz təfərrüatları təqdim etdilərmi? Əgər etməsələr... təfərrüatlar yekun qərardan xaric edilməlidir. Təfərrüatların qeyri-dəqiq olduğu aşkar edilərsə, satıcını son qərardan tamamilə istisna etməli və bunun səbəbini onlara bildirməlisiniz.

RFP-ləri harada axtarmaq lazımdır?

RFP-ləri dərc edən şirkətləri tapmaq müxtəlif üsullarla həyata keçirilə bilər. RFP imkanlarını müəyyən etmək və izləmək üçün bəzi ümumi yollar bunlardır:

  1. Onlayn məlumat bazaları və portallar: Bir çox dövlət qurumları və böyük təşkilatlar təklifləri dərc etmək üçün onlayn platformalardan və ya verilənlər bazalarından istifadə edirlər. Bu internet saytları yeni imkanlar haqqında dəyərli məlumat mənbəyi ola bilər. Nümunələr daxildir SAM Müqavilə İmkanları ABŞ federal hökumət müqavilələri, əyalət və yerli hökumət satınalma portalları və Avropa Birliyinin Tenderlər Elektron Gündəliyi AB dövlət satınalmaları üçün.
  2. Sənayeyə aid saytlar: Müəyyən sənayelərin RFP və digər satınalma imkanlarını dərc edən xüsusi vebsaytları, nəşrləri və ya ticarət birlikləri var. Sənayenizdə müvafiq RFP-lərdən xəbərdar olmaq üçün xəbər bülletenlərinə abunə ola və ya bu vebsaytları izləyə bilərsiniz.
  3. Peşəkar şəbəkə: Sənayenizdəki peşəkarlarla şəbəkə qurmaq qarşıdan gələn RFP-lər haqqında dəyərli fikirlər verə bilər. Sənaye tədbirlərində, konfranslarda və ticarət sərgilərində iştirak edin, əlaqələri inkişaf etdirmək və potensial imkanlar haqqında məlumat toplamaq üçün onlayn forumlarda və sosial media qruplarında iştirak edin.
  4. Satıcı qeydiyyatı: İşləməkdə maraqlı olduğunuz təşkilatlarda satıcı və ya təchizatçı kimi qeydiyyatdan keçin. Bir çox təşkilat potensial təchizatçıların məlumat bazasını saxlayır və RFP haqqında bildirişləri birbaşa qeydiyyatdan keçmiş təchizatçılara göndərə bilər.
  5. Biznesin inkişafı üzrə məsləhətçilər: Biznesin inkişafı üzrə məsləhətçi və ya agentliyi işə götürmək RFP imkanlarını müəyyən etməkdə faydalı ola bilər. Bu mütəxəssislər tez-tez potensial potensial müştəriləri izləmək üçün geniş çeşidli resurslara və şəbəkələrə çıxış əldə edirlər.
  6. RFP toplama xidmətləri: Bir çox mənbədən RFP-ləri tərtib edən və abunəçilərə çatdıran müxtəlif ödənişli və pulsuz RFP toplama xidmətləri mövcuddur. Bu xidmətlər RFP məlumatının mərkəzləşdirilmiş mənbəyini təmin etməklə vaxt və səylərə qənaət edə bilər. Nümunələrə BidNet, GovWin və TendersPage daxildir.
  7. Google Xəbərdarlıqları: Sənayeniz və RFP ilə əlaqəli xüsusi açar sözlər üçün Google Alerts qurun. Bu, vebsaytlarda və xəbər məqalələrində dərc olunan yeni RFP-lərdən xəbərdar olmağa kömək edə bilər.
  8. Sosial Mediya: Təşkilatları və satınalma rəsmilərini LinkedIn və Twitter kimi sosial media platformalarında izləyin, çünki onlar RFP ilə bağlı məlumat və ya yeniləmələri paylaşa bilərlər. Siz həmçinin sənayeniz üçün RFP ilə əlaqəli hashtaglara abunə olmaq istəyə bilərsiniz.

Sənayenizdə fəal, məlumatlı və yaxşı əlaqədə olmaq RFP imkanlarını müəyyən etmək və həyata keçirmək üçün çox vacibdir.

RFP Platformaları və Alətləri

Bizneslərə RFP-lərə cavablar təqdim etməkdə kömək etmək üçün hazırlanmış bir neçə texnologiya və platforma mövcuddur. Bu alətlər təklifin yaradılması prosesini sadələşdirməyə, komanda üzvləri arasında əməkdaşlığı idarə etməyə və təkliflərin dəqiq və vaxtında təqdim olunmasını təmin etməyə kömək edə bilər. Bəzi məşhur RFP cavab vasitələrinə aşağıdakılar daxildir:

  1. Loopio: Loopio istifadəçilərə təkliflər yaratmağa, əməkdaşlıq etməyə və təqdim etməyə kömək edən bulud əsaslı RFP cavab idarəetmə platformasıdır. O, mərkəzləşdirilmiş məzmun kitabxanası, avtomatlaşdırılmış cavab generasiyası, layihənin izlənməsi və əməkdaşlıq alətləri kimi funksiyaları təklif edir.
  2. RFP 360: RFP360 həm RFP emitentləri, həm də cavab verənlər üçün bütün prosesi sadələşdirmək və sadələşdirmək üçün nəzərdə tutulmuş bulud əsaslı proqram həllidir. Platforma RFP-lərin yaradılması və verilməsindən tutmuş, RFP-lərə cavab verməkdən və cavabların qiymətləndirilməsinə qədər, RFP-nin həyat dövrünü idarə etmək üçün alətlər və funksiyalar təklif edir. RFP360 əməkdaşlığı yaxşılaşdırmaq, səmərəliliyi artırmaq və RFP-ləri idarə etmək üçün tələb olunan vaxt və səyləri azaltmaq məqsədi daşıyır.
  3. RFPIO: RFPIO süni intellektlə işləyən cavab kitabxanası, əməkdaşlıq alətləri və müxtəlif CRM, layihənin idarə edilməsi və kommunikasiya alətləri ilə inteqrasiya kimi xüsusiyyətlərlə RFP cavab prosesini sadələşdirən təklif idarəetmə proqramıdır.
  4. Qvidian: Qvidian mərkəzləşdirilmiş məzmun kitabxanası, təklif şablonları, iş axınının avtomatlaşdırılması və əməkdaşlıq xüsusiyyətləri təklif etməklə bizneslərə RFP cavabları yaratmağa və idarə etməyə kömək edən təklif avtomatlaşdırma proqramıdır.
  5. Təklif et: Proposify istifadəçilərə təkliflər yaratmağa, göndərməyə və izləməyə imkan verən təklif proqramıdır. Buraya fərdiləşdirilə bilən şablonlar, məzmun kitabxanası və müxtəlif CRM və layihə idarəetmə vasitələri ilə inteqrasiya daxildir.
  6. PandaDoc: PandaDoc RFP cavablarını yaratmaq, göndərmək və izləmək üçün istifadə edilə bilən sənəd avtomatlaşdırma platformasıdır. O, təklif şablonları, məzmun kitabxanası, e-imza imkanları və müxtəlif CRM və layihə idarəetmə alətləri ilə inteqrasiya təklif edir.
  7. Xait: Xait, sənəd əməkdaşlığı, məzmunun idarə edilməsi və iş axınının avtomatlaşdırılması kimi xüsusiyyətlərlə RFP cavab prosesini asanlaşdıran bulud əsaslı təklif idarəetmə həllidir.

Bu platformalar RFP-yə cavab prosesinin səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artıra, bizneslərin yüksək keyfiyyətli təklifləri idarə etmələrini və təqdim etmələrini asanlaşdıra bilər. RFP cavab alətini seçərkən komandanızın ölçüsü, idarə etdiyiniz RFP-lərin mürəkkəbliyi və mövcud proqram təminatı yığınınızla inteqrasiya imkanları kimi amilləri nəzərə almaq vacibdir.

Süni İntellekt RFP Prosesinə Təsir Edir

Süni intellekt RFP sənayesinə bir neçə yolla təsir edir, prosesi sadələşdirir, səmərəliliyi artırır və təkliflərin ümumi keyfiyyətini artırır. Burada bəzi ərazilər var AI RFP sənayesində fərq yaradır:

  1. Məzmun idarə edilməsi və axtarış: Süni intellektlə işləyən axtarış alqoritmləri əvvəlki təkliflərin məzmununu təhlil edib kateqoriyalara ayıra bilər ki, bu da komanda üzvlərinin müvafiq məlumatı tapmasını və ondan yeni RFP cavablarında yenidən istifadə etməsini asanlaşdırır. Bu, vaxta qənaət edə və təkliflər arasında ardıcıllığı təmin edə bilər.
  2. Avtomatik cavab yaratmaq: Təbii dil emalı (NLP) və maşın öyrənmə alqoritmləri saxlanılan məzmun kitabxanası əsasında kontekstə uyğun cavablar yaratmaqla RFP cavablarının yaradılmasını avtomatlaşdırmağa kömək edə bilər. Bu, təklifin yaradılması prosesini əhəmiyyətli dərəcədə sürətləndirə və tələb olunan əl səylərini azalda bilər.
  3. Məlumatların təhlili və anlayışlar: Süni intellekt nümunələri, tendensiyaları və təkmilləşdirilməli sahələri müəyyən etmək üçün tarixi təklif məlumatlarını təhlil edə bilər. Bu məlumat təşkilatlara öz təklif strategiyalarını dəqiqləşdirməyə və RFP cavab prosesini optimallaşdırmağa kömək edə bilər.
  4. Fərdiləşdirmə və fərdiləşdirmə: Süni intellekt hədəf auditoriyanın xüsusi ehtiyaclarını və üstünlüklərini daha yaxşı həll etmək üçün təklif məzmununu uyğunlaşdırmağa kömək edə bilər. RFP tələblərini və alıcının keçmişini təhlil edərək, AI qərar qəbul edənlərlə daha çox rezonans doğuran fərdiləşdirilmiş məzmun təklif edə bilər.
  5. Əməkdaşlıq və iş axınının avtomatlaşdırılması: Süni intellekt tapşırıqları avtomatik təyin etməklə, son tarixləri təyin etməklə və irəliləyişləri izləməklə əməkdaşlığı və iş axınını asanlaşdıra bilər. Bu, komanda üzvlərinin səmərəli işləməsini və təkliflərin vaxtında tamamlanmasını təmin etməyə kömək edə bilər.
  6. Riskin qiymətləndirilməsi: Süni intellekt müəyyən bir RFP fürsətinin həyata keçirilməsi ilə bağlı potensial riskləri qiymətləndirmək üçün istifadə edilə bilər. Layihənin mürəkkəbliyi, rəqabət və təşkilatın imkanları kimi faktorları təhlil edərək, AI bizneslərə hansı RFP-ləri izləmək barədə daha məlumatlı qərarlar qəbul etməyə kömək edə bilər.
  7. Təkliflərin qiymətləndirilməsi: Müştəri tərəfində, daha obyektiv və səmərəli qiymətləndirmə prosesini təmin edərək, əvvəlcədən müəyyən edilmiş meyarlar əsasında daxil olan təklifləri təhlil etmək və qiymətləndirmək üçün AI istifadə edilə bilər.

Süni intellekt texnologiyaları inkişaf etməyə davam etdikcə, onların RFP sənayesinə təsiri daha da artacaq və bu, təkliflərin yaradılması, idarə edilməsi və qiymətləndirilməsi üçün daha mürəkkəb alətlər və həllərə gətirib çıxaracaq. Ümid edirəm ki, süni intellekt texnologiyaları RFP-lərin populyarlığını azaldır və bunun əvəzinə hökumətlərə və böyük təşkilatlara İnterneti araşdırmaq və iş görmək üçün ən yaxşı şirkətləri müəyyən etmək üçün qərəzsiz yanaşma inkişaf etdirməklə öz potensial təchizatçılar siyahısını yaratmağa kömək edir. Ümid edirəm ki, süni intellekt mənim kimi şirkətlərə RFP-lərə cavab vermək üçün daha aşağı investisiya dəyəri təklif edir!

Douglas Karr

Douglas Karr CMO-dur OpenINSIGHTS və təsisçisi Martech Zone. Duqlas onlarla uğurlu MarTech startapına kömək edib, Martech-in satınalmalarında və investisiyalarında 5 milyard dollardan çox dəyərində lazımi araşdırmaya kömək edib və şirkətlərə satış və marketinq strategiyalarının həyata keçirilməsində və avtomatlaşdırılmasında kömək etməyə davam edir. Duqlas beynəlxalq səviyyədə tanınan rəqəmsal transformasiya və MarTech eksperti və məruzəçisidir. Douglas həm də Dummie's guide və biznes liderliyi kitabının nəşr edilmiş müəllifidir.

əlaqəli məqalələr

Başa dön düyməsini basın
yaxın

Adblock Aşkarlandı

Martech Zone bu məzmunu heç bir ödəniş etmədən sizə təqdim edə bilir, çünki biz reklam gəlirləri, filial bağlantıları və sponsorluqlar vasitəsilə saytımızdan pul qazanırıq. Saytımıza baxarkən reklam blokerinizi silsəniz çox şad olarıq.